گزارش کارآموزی ACCESS شرکت مهندسی توسعه اندیشه آریا

فرمت : WORD                                                                         تعداد صفحه :62

فهرست مطالب

عنوان ....................................... صفحه

مقدمه ....................................... 1

مفهوم بانک اطلاعاتی

تعریف بانک اطلاعاتی ........................ 2مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی ............ 4معایب استفاده از بانک اطلاعاتی ............. 4

انواع بانک های اطلاعاتی

بانک اطلاعات هرمی .......................... 6بانک اطلاعاتی شبکه ای ...................... 6بانک اطلاعاتی رابطه ای ..................... 6

نرمال سازی چیست؟ ............................ 7

اجزای بانک اطلاعاتی در اکسس

تعریف رکورد و فیلد ........................ 8مشخصات فیلدها ............................. 9تعیین اندازه فیلدها........................ 13جدول ...................................... 14عملگرها در اکسس ........................... 15پنجره اکسس ................................ 17طراحی بانک اطلاعاتی ........................ 17

ایجاد و تغییر در جدول

ایجاد جدول .................................. 19

ذخیره کردن ساختار جدول .................... 28تغییر ساختار جدول ایجاد شده ............... 31ایجاد فیلد کلید در جدول ................... 33ایجاد فیلد کلید اصلی با نوع Autonumber........ 35ایجاد جدول با استفاده از Table wizard........... 36

مقدمه :

این شرکت ،  شرکت توسعه اندیشه آریا می‌باشد که تعمیر خودرو در آن انجام می‌شود بدین صورت است که دراین شرکت خودرو وارد تعمیرگاه شده و افراد معایب خود را به اپراتور مربوطه اعلام می‌کند و اپراتور نیز آنها را در کامپیوتر ثبت نموده و یک شمارة پذیرش به دارندة خودرو می‌دهد. حال اپراتور براساس معایب درج شده خود را به یکی از سالن‌های تعمیراتی می‌فرستد تا تعمیرات در آن سالن روی خودرو انجام شود. حین تعمیرات روی خودرو، تعمیرکار قطعات و لوازم یدکی مورد نیاز جهت تعمیر را از انبار درخواست نموده ودریافت می‌نماید.  بعد از اتمام تعمیرات خودرو به قسمت حسابداری فرستاده می‌شود و در آنجا با محاسبة قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و در آنجا با محاسبة قیمت تعمیرات انجام شده روی خودرو فاکتور صادر شده و مبلغ مورد نظر از مشتری دریافت می‌گردد و بعد از دریافت مبلغ، برگه خروج خودرو از تعمیرگاه صادر می‌شود.

که ما در این شرکت بیشتر کارمان ساخت جداول به کمک ACCESS و ایجاد بانک اطلاعاتی برای ثبت اطلاعات موجود در شرکت می‌باشد.

مفهوم بانک اطلاعاتی تعریف بانک اطلاعاتی

از بانک اطلاعاتی تعاریف ارائه شده است که تعریف زیر را از همه جامع ترین به نظر می‌رسد: بانک اطلاعاتی مجموعه‌ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده عبارتند از حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتایجی که از ترکیب داده‌ها حاصل می‌گردند.موسسات و سازمان‌ها معمولاً سیستم های اطلاعاتی، خود را به دو صورت تشکیل داده از آن‌ها استفاده می‌کنند.

استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده: در این روش داده‌های در فایل های جداگانه قررا می‌گیرند و برای استفاده از داده‌های موجود در آن فایل، سیستم‌های جداگانه طراحی می‌شوند. به این نوع سیستم‌های اطلاعاتی، سیستم پردازش فایل‌ها می‌گویند.

استفاده از بانک های اطلاعاتی: در این روش موجود، به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می‌گیرند. در چنین سیستمی کاربر می‌تواند بدون سردگمی وبا صرف وقتی اندک، اطلاعات مورد نیاز خود را از داده‌های موجود در مجتمع اخذ کند. امروزه اکثر موسسات و سازمان‌ها سعی می‌کنند از این سیستم اطلاعاتی استفاده کنند.

برای پی بردن به تفاوت دو روش ذکر شده به مثال زیر دقت شود.

مثال: موسسه‌ای داده‌های مربوط به حقوق کارمندان، بیمه،‌ تنبیه و تشویق را در چهار فایل جداگانه قرار داده برای اخذ خروجی های مورد نیاز، سیستم های جداگانه برای آن‌ها نوشته است. کار سیستم حقوق،‌ محاسبه دستمزد کارکنان با استفاده از داده‌های موجود در فایل‌ حقوق، کار سیستم بیمه پردازش داده‌های موجود در فایل بیمه و کار سیستم های تنبیه و تشویق، پردازش داده‌های موجود در فایل های تنبیه و شویق می‌باشد. هر یک از این سیستم‌ها می‌توانند خروجی مناسبی را تولید کنند. اما اگر بخواهیم اطلاعات جدیدی مانند آنچه که در زیر آمده است اخذ کنیم، با مشکل مواجه خواهیم شد.

کارمندانی که دارای حقوق مشخص بوده به تعداد دفعات مشخصی تنبیه یا تشویق شده‌اند.کارمندانی که در تاریخ معینی استخدام شده مبلغ خاصی برای بیمه پرداخت کرده‌اند.کارمندانی که تعداد دفعات تنبیه آن‌ها بیشتر از تعداد دفعات تشویق باشد و برعکس.

در همه موارد بالا و مواردی مشابه مجبوریم از داده‌های موجود در دو یا چند فایل استفاده کنیم که کار ساده ای نیست،  زیرا ممکن است داده‌های موجود در فایل ها  دارای فرمت یکسانی نباشند. در حالی که اگر این موسسه سیستم اطلاهاتی خود را به صورت بانک اطلاعاتی تشکیل دهد با چنین مشکلی مواجه نخواهد شد.

در سیستم جدید تمامی داده‌های موجود در فایل های طراحی شده در روش اول، در یک 40فایل بزرگ‌تر به نام بانک اطلاعاتی قرار گرفته ‌اند که در نتیجه پردازش داده‌ها و اخذ گزارش های جدید آسان‌تر خواهد بود.

مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی

مزایای  استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی به جای سیستم پردازش  فایل ها را به صورت زیر می‌توان برشمرد:

جلوگیری از اتلاف حافظه در ذخیره کردن داده‌ها.ایجاد اطمینان نسبت به گزارش‌های بدست آمده.اخذ گزارش‌های جدید ساده است.سرعت پردازش داده‌ها بالا است.داده‌ها از سیستم‌های کاربردی مستقل هستند.تمرکز در مدیریت داده‌ها به نحود خوبی امکان پذیر است.

معایب استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی

بانک اطلاعاتی با همه مزایایش، معایبی نیز دارد که این معایب در مقابل مزایای فوق ناچیزند. از جمله:

چون طراحی بانک‌های اطلاعاتی ساده نیست. متخصصان ماهری جهت ایجاد لازم است.به دلیل متمرکز بودن سیستم اطلاعاتی، امکان آسیب پذیری سیستم زیاد است. یعنی اگر یک قسمت از سیستم از کار بیفتد ممکن است کار بقیه سیستم‌ها مختل شود.