فایل کارآموزی کامپیوتر، شهرداری بندر امام خمینی (ره)، امور دفتری و بایگانی ..

کارآموزی

گروه : کامپیوتر

مکان کارآموزی

شهرداری بندر امام خمینی (ره)

موضوع کارآموزی

انجام امور دفتری و بایگانی

فرمت فایل: ورد

تعداد صفحات:74

مقدمه

از سالیان پیش بشر در رفع نیازهای خود از راههای گوناگون وبه واسطه این راهها توانسته است نیازهای خود را بر طرف نماید.

این نیازها شامل غذا پوشاک –آموزش –بهاشت فردی واحتماعی مسکن وسایل نقلیه و غیره بوده است که در طول سالیام متمادی جهت رفع این مسلیل کوشش نموده است .لهذا با گسترش جوامع وتوسعه شهرها رفع این مسایل نیازمند همکاری اجتماعی در سطح کلان می باشد.  

با تاسیس حکومتها ودولتها وگسترش فرهنگها وتوسعه شهر نشین بر طرف نمودن این نیازها مستلزم عزم دولتمردان در این خصوص جهت هدایت منابع به سمت صحیخ واستفاده بهینه ازاین منابع بوده است .

لهذا نیاز به سازمانی که نسبت به برطرف نمودن نیازهای بهداشتی –عمرانی وخدماتی شهر در زمینه های گوناگون بیش از بیش احساس گردید وبلدیه ها یا همین شهرداریهای کنونی تشکیل گردید البته پس از گذشت سالها وتوسعه شهرها نیازها وخدمات شهری نیز گسترده تر گردید.

وظایف شهرداری  

شهرداری ها سازمان هایی هستندنیمه دولتی وخدماتی که در جهت رفع مسایل ومشکلات شهری توسط وزارت کشور جهت هر شهر با توجه به قوانین تاسیس شهرداریها معرفی شده است.      

شهرداریها ی کشور با توجه به پراکندگی جمعت ووسعت شهرها به 13درجه تقسیم بندی گردیده اند      

شهرداری درجه 1 شامل شهرهای با جمعیت زیر 5000نفر میباشد البته این نکته نیز قابل شرح است که وجود منابع در امدی متعدد نیز در تعیین درجه شهرداریها ملاک می باشد2-از جمعیت 5-10000نفر شهرداری درجه 2وبه ترتیب هر10000نا15000 فر یک درجه به شهرداریها اضافه میگردد .

که البته تعیین درجه شهرداریها علاوه بر وسعت شهرها به میزان برقراری درآمدهای مستمر از محل اخذ شامل کارخانجات –بنادر-مراکز تجاری وغیره تقسیم میشود .

شهرداری بندر امام خمینی با توجه به آخرین درجه بندی شهرداریها از درجه 8 شهری برخوردار بوده وبا توجه به افزایش جمعیت شهری در آینده نزدیک به شهرستان تبدیل خواهد شد.  

وظایف شهرداری ها

علاوه بر اجرای عملیات خدماتی و عمرانی در امر ساماندهی کسب وپیشه –ساماندهی بافت های فرسوده شهری جلوگیری از ساخت وسازهای غیر مجاز وهمکاری با ادارات –سازمانها ونهادهای فرهنگی –مذهبی وغیره وطرحهای ترافیک شهری وحمل ونقل عمومی شهر نیز فعالیت میکند.

اعم وظایف شهرداری ها :

شهرداریها شامل واحدهای مختلف می باشند که جهت تکریم ارباب رجوع وتسهیل امورات شهروندان بوجود آمده اندتا با بکاربردن صحیح قوانین در شهرها باعث ایجاد جوی سالم وزیبا جهت شهروندان گردد.ضمنا با توجه به خود کفا بودن شهرداریها منابع درامدی انها می بایست از عوارضی که شهروندان پرداخت می نمایند برطرف گردد.  

1-واحد فضای سبز شهرداری که مسئولیت اجرا –نگهداری وپرورش فضای سبز شهری در نقاط مختلف شهر را بعهده دارد .

2-واحد آتش نشانی وخدمات ایمنی که مسئولیت حفاظت از کلیه اماکن مسکونی –تجاری –فرهنگی –آموزشی ومذهبی شهر را بعهده داشته وبا آموزش خدمات ایمنی به شهروندان آنان را در زمان حوادث غیر مترقبه یاری می نماید.

3-واحد موتوری شهرداری :در حفظ تعمیر ونگهداری ماشین آلات سبک وسنگین شامل ماشین آلات حمل زباله - آسفالت ماشین آلات راهسازی وسایر در خدمت شهروندان می باشد .

4-واحد عمرانی شهر : در انجام عملیات عمرانی شامل محوطه سازی –جدولگذاری ایجاد میادین وبلوارها فعالیت می نماید.

5-کارخانه آسفالت : در امر تهیه وتولید آسفالت جهت شهر فعالیت می نماید.  

6-واحد خدمات شهری وتظیفات:

یکی از فعالیتهای مهم شهرداری مسئله جمع آوری زباله ونخاله های ساختمانی در سطح شهر می باشد که توسط این واحد وبا داشتن ماشین آلات مکانیزه وپرسنل مربوطه به صورت شبانه روزی در امر جمع آوری زباله فعالیت دارند.

واحد سد معبر : با توجه به مهاجر پذیر بودن شهر این واحد در رفع تصرفات از اراضی ساختمانها وزمینهای شهر فعالیت میکند که با همکاری با مراجع ذیصلاح وانتظامی نسبت به رفع تصرف اقدام می نمایند

واحدهای اداری :

شامل حقوق ودستمزد=حسابداری –کارپردازی –انبار-اموال –امور قراردادهاودرآمدکه در زیر مجموعه امور مالی شهرداری فعالیت دارند

سایر واحدها شامل حراست –مخابرات –املاک –پیشه وری – فنی وشهرسازی –صدور پرئانه های ساختمانی –کارشناسی فنی واحد حقوقی –بایگانی اداری –کاترگزینی –دفتر دار شهردار-کمیسیون ماده 50و100شهرداری –دبیرخانه –آبدارخانه –روابط عمومی –کامپیوترمی باشد که با توجه به عملیات اجرایی هر واحد نرم افزار مربوطه به آن واحد طراحی ودر اختیار آنها قرارداده شده است .

نرم افزارهای موجود در شهرداری که توسط شرکت فاواوای یزد طبق قوانین ومقرارات شهرداری وتوافق بعمل آمده با سازمان همیاری شهرداریهای کشور بعمل آمده است تهیه گردیده که شامل نرم افزار حقوق ودستمزد-حسابداری مالی –اتوماسیون اداری دبیرخانه –سیستم بودجه –أرآمد –شهرسازی –اموال –املاک –انبار –کارپردازی –وسایر سیستم های جانبی که با توجه به نیاز کاربران وقوانین شهرداری که در کتاب قانون شهرداریهای کشور به اجمال شرح داده شده است برنامه ریزی میشود.

کاربران واحدها ضمن گذراندن آموزشهای کاربردی در خصوص به کارگیری نرم افزار جهت تکریم ارباب رجوع وکاهش ترددهای بیشمار شهروندان به شهرداری را گرفته ضمنا وب سایت پورتال شهرداری به آدرس sh_bandaremam.ir نیز در خدمت شهروندان عزیز جهت مشاهده فعالیت ها – سوالات وپیشنهادات وانتقادات شهروندان از عملکرد شهرداری فعال می باشد .

فهرست

تاریخچه شهرداری بندرامام ... 15  

آموزش و شرح مکاتبات اداری و بازرگانی .. 16

مکاتبات بازرگانی . ......... 17

مکاتبات اداری ........ ...... 21

آشـنایـی بـا اصطلاحات و واژه‌های اداری 21

آییـن‌نـامـه ........ 21

ابـلاغ ......... 21

ارزش‌یـابی 21

اسـاس‌نـامـه ......22

استـناد ..... 22

اعـلام ........22

اندیـکاتور (= نامه‌نـما) ......... 22

ایندکـس (= نمـایه) ....22

ایـفاد ....... 23

بـازرسـی ......... 23

بـایـگانـی ....... 23

بخش ....... 23

پـاسـخ .. 23

پـیـرو ...... 24

پـی نـوشـت .... 24

پیـوسـت 24

تشـکیـلات ...... 24

تـصویـب ......... 24

تلـفنگرام ... ...... 25

تلکـس ... 25

تلگـراف . 25

تلگرافی .. 25

تلگـرام .. 25

حسـابـداری ... 26

دایـره .... 26

دبیـرخـانه ...... 26

دستـورالعمل ... 26

دورنـگار (فاکس) ...... 26

ذی حسـاب ..... 26

راهـکار ... 26

رده ......... 26

رئیـس ......... 26

سرپـرسـت 27

سنـد 27

شـرح وظـایـف ... 28

طـرح 28

ضـابطه یا ضوابـط اداری ......... 28

عطـف (بازگشت) 28

قـانـون ..... 28

قـائـم مقـام ....... 29

کـارگـزینـی ...... 29

کمیـسیون ......... 29

گـردش کـار .... . 29

لایـحه ...... 29

مـأمـوریـت ...... 30

مـتـبـوع 30

مـدیـریـت ....... 30

مسـؤولیت مستـقیم یـا غـیرمسـتقیم 30

مصـوب / مصـوبه ........31

هـامـش . 31

قوانین شهرداری ........ 32

شهرداری (وظایف واختیارات) ....... 40

محدوده شهر ... 40

سازمان شهرداری ....... 40

شهردار ... 41

وظایف اداره شهرداری ......... 41

وظایف دیگری در قانون برای شهرداری .. 41

شرح وظایف مسئولین ......... 42

مسئول کارگزینی ....... 42

متصدی امور دفتری .....42

متصدی صدور احکام . 43

متصدی بایگانی پرسنلی ...... 43

مامور کنترل پرسنلی .. 44

سازمان خدمات طراحی ....... 45

مدیریتها .. 46

مدیریت تدوین ونظارت مقررات شهرسازی ...... 46

اداره تدوین مقررات شهرسازی   ... 46

بررسی وتدوین ضوابط معماری وشهرسازی ......... 46

پیگیری تصویب ضوابط خاص در مجامع قانونی وابلاغ به مناطق ومرکز جهت اجراء ...... 47

بررسی ورفع نقص در ضوابط ومصوبات موجود ...... 47

تدوین ابلاغ بخشنامه ها 47

پاسخگویی به ابهام مناطق ودادگاهها ......... 47

تعامل وهمکاری با اداره نظارت بر شهرهای مناطق ........ 47

آئین نامه کمتیه فنی شهرداری ........ 48

اعضاء کمیته فنی   48

ریاست جلسه ...... 48

جانشین رئیس جلسه ... 48

وظایف اعضاء .... 48

ابلاغ نظریه ها .... 48

معرفی اعضاء ودبیرجلسه ..... 48

وظایف دبیر جلسه ...... 49

نحوه رسیدگی پرونده 49

حد نصاب جلسه .... ..... 49

شرط طرح پرونده در جلسه . 49

الزام اعضای جلسه جهت شرکت مستمر ...... .... 49

موارد قابل طرح . 49

ارجاع پرونده به دبیرخانه ..... 49

زمان ارسال نظریات ..... 49

دستور جلسه ...... 50

محل تشکیل جلسه ...... 50

حق الجلسه ......... 50

برقراری جلسات کمیته فنی ... 50

کمیته سه نفره ..... 50

اعضاء 50

اعضای این کمیته 50

وظایف اعضاء ....... 51

محل ونحوه رسیدگی به پرونده ها ... 51

موارد قابل طرح ... 51

ایجاد واحد مرکز اسناد ( آرشیو ) با اهداف زیر ... 51

روابط عمومی وهماهنگی ....... 52

شرح وظایف مرکز اسناد ......... 52

اداره نظارت بر شهرسازی ..... . 52

مدیریت طرحهای تفصیلی .... 54

اداره سیسمتهای اطلاعات جغرافیایی ....... 55

اداره ساماندهی حاشیه شهر ... 56

مدیریت هماهنگی و نظارت بر ساخت وسازها ..... 56

اداره نظارت بر عملکرد مهندسین ناظر ..... 57

خلاصه شرح فعالیت این اداره به قرار زیر است ... 57

اداره کنترل نقشه ومعیارها ..... 58

وظایف کارگزینی .. 59

شرح وظایف پرسنل امور اداری و کارگزینی ......... 59

شرح مسئولیت و اختیارات ..... 59

کارگزین ...... 60

شرح مسئولیت و اختیارات ..... 60

واحد فنی و شهرسازی .. 61

واحد اصناف و پیشه وران ...... 62

واحد امور اداری ............. 62

واحد امور مالی و درآمد ........ 63

واحد خدمات موتوری و آتش نشانی و خدمات شهری 64

واحد امور دفتری و بایگانی و دبیرخانه شورا ...... 45

واحد روابط عمومی ...... 65